Asociar direcciones de correo a contactos de forma fácil y rápida

Asociar direcciones de correo que no tenías registradas a contactos o clientes potenciales puede llegar a ser una tarea algo pesada si no cuentas con las herramientas adecuadas. Copiar el correo, abrir tu software de gestión, crear el nuevo contacto, pegar el correo, rellenar sus datos, etc., puede llevarte un buen rato.

Y, además, tener que ir cambiando de una aplicación a otra supone también todo un engorro. Con el complemento para Outlook que te ofrece iusUp, nuestra solución integral para despachos de abogados, en cambio, todo resulta más sencillo. Una de las novedades que hemos implementado en el complemento, precisamente, está diseñada para ayudarte en esta tarea. De esta manera, agregar direcciones de correo a tu lista de contactos, o de clientes potenciales, según consideres más conveniente, es algo que apenas te costará unos clics.

La gran mayoría de profesionales que trabajan en despachos de abogados invierten una buena parte de su tiempo en gestionar correos electrónicos. ¿Qué ventajas concretas puede aportarte el hecho de utilizar el complemento para Outlook para agregar nuevos contactos o clientes potenciales? En líneas generalas, podemos resumirlas a través de la siguiente lista:

• Ahorra tiempo. Ya no tendrás que copiar y pegar la información de manera manual. Simplemente, te bastará con unos clics, aunque, si lo deseas, también podrás agregar datos manualmente.
• Consigue una mayor precisión. Con este sistema se reduce la posibilidad de errores que implican las acciones manuales. Con esta funcionalidad del complemento para Outlook que incluye iusUp, la información se transferirá con la máxima precisión.
• Optimiza tu flujo de trabajo. Al integrar esta funcionalidad en tu flujo de trabajo diario con Outlook, tendrás la posibilidad de mejorar tu productividad.

Cómo asociar direcciones de correo a contactos o clientes potenciales con el complemento para Outlook

Las ventajas de usar el complemento para Outlook de iusUp para asociar direcciones de correo a contactos o clientes potenciales, tal y como hemos comentado en el apartado anterior, son realmente considerables. Veamos ahora cómo se lleva a cabo esta tarea a través de un ejemplo práctico.

En este escenario, hemos recibido un correo electrónico dirigido a múltiples destinatarios. Uno de ellos, no forma parte de nuestra lista de contactos o clientes potenciales, así que el sistema considera que se trata de una cuenta desconocida. Si hacemos clic sobre este contacto y elegimos el símbolo más, podremos proceder a agregarlo como contacto o cliente potencial, tal y como puedes ver en la imagen que se muestra a continuación.

En este caso, hemos optado por elegir la opción «Nuevo contacto». Acto seguido, el sistema abrirá el formulario «Registrar nuevo cliente», en el que la dirección de correo ya se habrá agregado de manera automática. Y, a continuación, podremos rellenar los diferentes datos que estén pendientes. En cuanto hayamos terminado, bastará con hacer clic en el botón «Registrar» para que la edición quede correctamente salvada en el sistema.

Una vez completadas estas acciones, el destinatario que estaba marcado inicialmente como «desconocido» ya habrá sido debidamente incorporado a la lista de contactos. Así puedes comprobarlo en la imagen que te mostramos bajo estas líneas.

Cómo llevar a cabo el seguimiento de correos con el complemento para Outlook

Llevar a cabo el seguimiento de los correos electrónicos con el complemento para Outlook resulta muy sencillo. Siguiendo con el ejemplo anterior, simplemente se trata de seguir los pasos que te describimos en la siguiente lista:

• Indicar el Expediente con el que queremos relacionarlo.
• Seleccionar el tipo de actividad profesional.
• Comprobar el asunto.
• Si lo consideramos oportuno, introducir una breve descripción.
• Establecer la duración.
• Elegir si queremos incluir, o no, tanto los adjuntos como el correo original.
• Y, finalmente pulsar el botón «Guardar».

Una vez llevado a cabo este proceso que acabamos de describir, Outlook nos mostrará la etiqueta «Seguido en iusUp» en el correo del que estamos llevando a cabo un seguimiento. Así puedes comprobarlo en la siguiente imagen.

También, por otro lado, puedes aprovechar la configuración rápida para llevar a cabo el seguimiento de correos. Para hacerlo, simplemente tienes que desplazar el check correspondiente, tal y como puedes comprobar en la siguiente imagen de ejemplo.

En el caso de que no tengamos establecida esta configuración por defecto, o nos falten datos, el sistema nos avisará y podremos añadir los datos que falten. Para ello, tendremos que clicar en los tres puntos y seleccionar la opción «Configuración rápida». Allí, únicamente deberemos elegir el tipo de actividad correspondiente, su duración y marcar el check «Configuración rápida por defecto» antes de proceder a guardar nuestras preferencias, tal y como puedes comprobarlo en la imagen situada aquí debajo.

Con esta configuración ya establecida, bastará con indicar el Expediente correspondiente al correo del que queremos llevar a cabo un seguimiento rápido para poder hacerlo efectivo en el sistema. Como en el caso anterior, el propio Outlook incluirá en el correo correspondiente la descripción «Seguido en iusUp».

A continuación, si lo consideras oportuno, puedes ver un tutorial en vídeo acerca de tanto asociar direcciones de correo a contactos o clientes potenciales como de activar el seguimiento de correos con el complemento para Outlook.

Aprovecha también la Calculadora de Términos que te ofrece iusUp

A lo largo de los párrafos anteriores te hemos explicado cómo puedes añadir direcciones de correo a tus listas de contactos o de clientes potenciales de forma fácil con el complemento para Outlook. Y, también, cómo puedes aprovechar este mismo complemento para llevar a cabo un seguimiento de los correos de una manera ágil y sencilla. Este complemento, no obstante, es únicamente una de las múltiples ventajas que puedes obtener si trabajas con iusUp, nuestra solución integral para la gestión diaria de despachos de abogados.

Al estar basada en tecnologías Microsoft, se integra de manera nativa con las aplicaciones de Microsoft 365 (como Word, Excel, PowerPoint o Teams) y su almacenamiento en la nube de Azure ofrece las máximas garantías de confidencialidad, seguridad y cumplimiento normativo.

Nuestra solución, además, incluye una funcionalidad que te permitirá llevar a cabo un control pormenorizado de los diferentes plazos de los que debes estar pendiente en tu labor como abogado. Nuestra Calculadora de Términos te permite calcular la fecha límite para llevar a cabo una acción determinada o presentar unos papeles en un juzgado de manera fácil y rápida. Así, puedes indicar los días hábiles disponibles y si deseas tener en cuenta o no tanto los festivos como el mes de agosto para que el sistema calcule el plazo. De tal manera, que ya se tiene en cuenta de manera automática la inhabilidad procesal del periodo navideño.

Su funcionamiento se basa en una base de datos con todas las localidades españolas, que se actualiza de manera anual. Para aprovecharla, podrás calcular un plazo de forma directa, con la propia calculadora, o al crear una tarea y, también, acceder a una lista con todos los plazos que hayas calculado previamente.

Si quieres comprobar en primera persona todo lo que iusUp puede hacer para mejorar tu día a día, pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar la gestión de tu despacho de abogados.