Uso racional del email y abogados: mejora la comunicación del despacho
Uso racional del email y abogados. Las exigencias del trabajo en el sector legal pueden llegar a hacernos pensar que son dos conceptos difícilmente armonizables. No en vano, el correo electrónico se usa hoy en día para casi todo. Incluso, como improvisado repositorio de documentos.
En los últimos tiempos, el correo electrónico se ha alejado mucho de aquello para lo que fue diseñado originalmente. En principio, nació para mejorar la comunicación escrita entre personas que estaban muy alejadas la una de la otra. Con el paso de los años, las cosas han ido cambiando. Mucho. Hasta tal punto, que se han instaurado una serie de malos usos que, en lo posible, deberían evitarse.
Uno de esos malos usos sería usarlo como herramienta de chat instantáneo. Algo que puede llegar a colapsar nuestra bandeja de entrada con mensajes cortos y aparentemente inconexos. Tampoco es aconsejable utilizarlo para transmitir una retahíla de instrucciones complejas. Algo que en inglés recibe un nombre muy gráfico: «wall of text». Hay casos en los que, efectivamente, parece un muro insalvable. En este tipo de situaciones, lo mejor es organizar una reunión.
Finalmente, otro mal uso del correo electrónico muy extendido es utilizarlo como improvisado repositorio de archivos. Ya lo hemos mencionado al principio. El crecimiento de los buzones ha sido uno de los motivos que ha fomentado la extensión de esta práctica. A primera vista puede parecer algo muy cómodo, pero puede llevar al desastre. Sobre todo, si muchas personas trabajan a la vez con un mismo documento. Enviar la versión menos actualizada, o trabajar con ella, puede hacernos perder muchísimo tiempo. Y, llegado el caso, ese sería el menor de los males.
Más que una cuestión de imagen
Un uso racional del email y su correcta aplicación por parte de los abogados puede aportar grandes beneficios. Y estos van mucho más allá de una simple cuestión de imagen. La buena reputación es un factor clave para el éxito de todo despacho de abogados. Parafraseando en parte el dicho clásico, no sólo hay que ser profesional: también hay que parecerlo. Pero eso es sólo la punta del iceberg. Bajo la superficie hay también muchas otras cosas.
Si usamos racionalmente el correo electrónico, mejoraremos la productividad de nuestro despacho. Por eso, merece la pena tener muy en cuenta una serie de directrices que conviene seguir a la hora de utilizar el email. En primer lugar, conviene especificar el tema de manera clara en el encabezado. En segundo, hay que ser breve. Si no es posible, es mejor organizar una reunión. En tercero, es aconsejable mantener una organización interna del mensaje, con saludo, cuerpo del texto y despedida. En cuarto, se recomienda huir del botón Responder a todos. Y, para terminar, en quinto lugar, aunque podría ser también el primer punto, hay que asegurarse del destinatario al que estamos mandando el correo.
Uso racional del email y herramientas colaborativas
Uso racional del email y abogados. Ya hemos dejado claro que esos dos conceptos son perfectamente armonizables. Y si, además, les sumamos la potencia de las herramientas colaborativas, el éxito de un despacho está prácticamente asegurado. Con ellas no sólo podemos mejorar las comunicaciones, sino que también pueden servirnos para fomentar y facilitar el trabajo en equipo. Algo tremendamente vital en el sector legal. Sobre todo, a la hora de afrontar expedientes muy concretos.
En este sentido, una de las mejores opciones es Teams. Con esta aplicación, que forma parte de las que se incluyen en el paquete Microsoft Office 365, mataremos dos pájaros de un tiro. Por un lado, contaremos con una herramienta que nos permitirá mejorar las comunicaciones internas del despacho. Y, por el otro, mejoraremos la colaboración. Su uso permite compartir documentos entre varias personas de manera muy sencilla.
Además, Teams, como el resto de aplicaciones de Office 365, se integra de manera nativa con iusUp. Nuestra solución para revolucionar el trabajo de los abogados está basada en tecnologías de Microsoft y eso te permitirá ahorrarte quebraderos de cabeza. Si deseas contar con Teams en tu despacho, puedes acceder a esta aplicación a través de AWERTY Desk 365 o por alguno de los planes de AWERTY Office 365 que la incluyen. Con nuestros planes no sólo obtendrás las mejores aplicaciones de software, sino también un servicio de asistencia personalizado cercano y profesional.
Si quieres recordar todo lo que te hemos explicado en este post de manera sencilla, sólo tienes que hacer clic en el siguiente botón para descargarte nuestro White Paper sobre uso racional del email y abogados.
