Gestión de la información para abogados: los cuatro pasos clave
La gestión de la información es un aspecto muy importante para cualquier despacho de abogados. La seguridad y la confidencialidad son absolutamente vitales. Pero, a su vez, hay una serie de cuatro pasos a seguir para llevarla a cabo de una manera correcta. Y en este post vamos a explicártelos.
Todos los despachos de abogados manejan una gran cantidad de información. Tanto propia, relacionada con su actividad y sus profesionales, como relativa a sus diferentes clientes. Con el paso del tiempo, además, esa cantidad tiende a hacerse cada vez mayor. En la gran mayoría de los casos, de manera exponencial. Para evitar que ese volumen de datos pueda llegar a saturar su actividad, conviene seguir unas pautas. Lo más aconsejable, en este caso, es dividir el proceso de la gestión de la información en cuatro actividades fundamentales.
- En primer lugar, hay que tener muy claro cómo se guarda la información. Es decir, cómo la incorporamos al bagaje del despacho, ya sea desde un correo electrónico, un documento escaneado, etc.
- Seguidamente, en segundo término, hay que estar pendiente de su almacenamiento. O, dicho de otra manera, de cómo vamos a asegurar la conservación de la información recabada.
- En tercer lugar, hay que prestar atención a cómo vamos a buscar esa información. Ya sea para poder recuperarla o actualizarla con nuevos datos.
- Y, finalmente, hay que prestar atención a cómo vamos a compartirla.
A la hora de gestionar la información, también es muy importante contar con una solución de software adecuada. Y, en este sentido, iusUp, la solución de gestión para abogados diseñada por AWERTY, tiene muy en cuenta estas fases. A continuación, vamos a explicarte cómo incide en cada una de ellas.
Gestión de la información para abogados: cómo te ayuda iusUp
A la hora de guardar la información, es decir, incorporarla al despacho, iusUp admite múltiples vías. Ya sean adjuntos de correos electrónicos, archivos contenidos en pendrives u otros soportes físicos o documentos escaneados. En todos los casos, el sistema te permitirá guardar los archivos que necesites de forma rápida y sencilla. La gestión documental, precisamente, es uno de los puntos fuertes de nuestro software.
El aspecto más importante de la gestión de la información para abogados es el almacenamiento. Ante todo, hay que asegurar la máxima seguridad y confidencialidad de los documentos. Tanto de aquellos que son propios del despacho como, sobre todo, de los que corresponden a los clientes. La tecnología Cloud ofrece una protección mucho mayor que la de los discos duros físicos. La encriptación y la posibilidad de otorgar diferentes permisos de acceso contribuye a reforzarla. Y el control de versiones siempre permite recuperar una versión anterior de un documento modificado.
Contar con una potente herramienta de búsqueda ahorra tiempo. Con iusUp se puede buscar información concreta incluso dentro de un documento. O, si lo preferimos, podemos acceder a una vista general de los documentos relacionados con un expediente concreto. El uso de metadatos, incorporados de manera automática, ofrece además otras ventajas en la búsqueda. Lo más importante es agilizar y facilitar al máximo el proceso.
Uno de los aspectos más importantes al compartir información es evitar que pueda ser modificada. La tecnología Cloud facilita la compartición de archivos y ofrece las máximas garantías en este aspecto. El control de acceso, con el uso de diferentes permisos, nos permitirá evitar ediciones no autorizadas. Y el almacenamiento en la nube, por su parte, permite evitar que se disperse la información. Así, todo el mundo podrá acceder a la última versión de un mismo documento.
Otras ventajas de nuestro software
Con iusUp obtendrás no sólo una potente herramienta de gestión documental. También, podrás gestionar mejor tanto los expedientes como los clientes de tu despacho de abogados. Gracias a la tecnología Cloud, con la máxima movilidad, desde cualquier lugar o dispositivo. Y, con nuestra app de imputación, podrás imputar de forma ágil y rápida las horas trabajadas. Nuestra solución, además, al estar basada en tecnologías Microsoft, se integra de manera nativa con las herramientas de Microsoft 365.
Si quieres saber más acerca de nuestro software, puedes pedirnos una demo personalizada sin compromiso.
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