Cómo reforzar el control de los documentos de tu despacho de abogados
Si buscas cómo reforzar el control de los documentos de tu despacho de abogados, la tecnología es la respuesta. Las herramientas que te ofrece la transformación digital te permiten optimizar su gestión. En este caso concreto, queremos explicarte cómo alcanzar este objetivo aprovechando una de las ventajas que ofrece SharePoint Online.
Una gestión documental eficiente resulta fundamental para cualquier despacho. Con iusUp, el software para abogados desarrollado por AWERTY, puedes contar con herramientas diseñadas para optimizarla. Nuestra solución aprovecha la potencia de la tecnología Cloud para que puedas tener siempre al alcance de tu mano todos los documentos que necesites. Siempre, al estar basada en tecnologías Microsoft y encontrarse alojada en Azure, con las máximas garantías de seguridad y confidencialidad.
Una de las tecnologías Microsoft, SharePoint, resulta, precisamente, extremadamente útil para reforzar el control de los documentos. Sobre todo, si se aprovecha una funcionalidad muy concreta: la ID de documento. A lo largo de las próximas líneas, te explicaremos en qué consiste esta característica. Y, también, la manera en que puedes aprovecharla para mejorar la gestión documental de tu despacho de abogados. Lo que queremos, sobre todo, es darte la opción de aplicarla. Señalando, básicamente, un par de rutinas de lo que consideramos una buena praxis que puedes aplicar en tu despacho.
Qué es la ID de documento y cómo te permite reforzar el control de la documentación de tu despacho
La ID de documento es una característica de SharePoint que te permite darle un identificador y una url únicos a cualquier documento almacenado en su sistema. Da igual que, más adelante, se altere el nombre de ese documento. Ni, tampoco, que se traslade a otra ubicación. La ID de documento permanecerá inmutable. Se puede definir como un identificador alfanumérico, formado por un prefijo y una serie de números, que actúan como una especie de carnet de identidad de ese documento. En el caso de que se produzcan copias del mismo y también se almacenen en SharePoint, cada una de ellas recibirá también su identificador y url únicos.
Esta característica, en algunos casos, puede necesitar la revisión, activación y configuración previa por parte de los administradores. Una vez llevada a cabo estas acciones, se puede personalizar el prefijo que se aplicará en cada ID. Por defecto, nuestra solución tiene asignado el prefijo IUSUPDOC, pero puedes cambiarla de acuerdo con tus preferencias. Por ejemplo, al subir un documento a un Expediente dentro de iusUp, se abre una vista de SharePoint en el que se muestra una lista de toda la documentación aportada a ese Expediente hasta el momento. Y, en cuanto se lleva a cabo la incorporación del archivo, veremos cómo el sistema le asigna una ID única de documento. Así se muestra en el pantallazo que puedes ver bajo estas líneas.
Cómo aprovechar la ID de documento en la gestión documental
La ID de documento queda permanentemente asignada a ese archivo que hemos subido. No importa que cambiemos el nombre o la ubicación del mismo. Para aprovechar realmente de forma efectiva esta característica, puedes llevar a cabo dos acciones a la hora de imprimir el documento. Por un lado, puedes apuntar, a mano, la ID en cualquier parte del documento. Aunque, en este caso, es más aconsejable seguir los siguientes pasos para que se imprima en todas las páginas del mismo.
En este ejemplo, usaremos un documento de Word. Una aplicación que, como todas las que forman parte del ecosistema Microsoft 365, se integra de manera nativa con iusUp. Al abrir el documento con la aplicación de escritorio, en este caso, tienes que incluir un encabezado en el documento y determinar que en ese encabezado se muestre la ID de documento. Bajo estas líneas puedes ver una captura de pantalla de la acción realizada.
Con el encabezado activado, de acuerdo con tus preferencias, podrás comprobar cómo el documento abierto muestra ahora, en su parte superior, la ID de documento. Se trata del mismo identificador único que le ha sido asignada por SharePoint al ser incorporado a su biblioteca correspondiente en iusUp. Bajo estas líneas puedes ver cuál podría ser su aspecto. Aspecto que, por supuesto, puedes personalizar también de acuerdo con tus preferencias para, por ejemplo, cambiar su alineación.
La ID de documento que has apuntado, o que aparece impresa en el encabezado del documento, puedes introducirla en la barra de búsqueda de la bilbioteca de SharePoint de iusUp y el sistema te mostrará el documento al que hace referencia ese identificador único. Así te lo muestra la captura de pantalla que puedes ver bajo estas líneas.
Controla el estado de tus actividades con Seguimiento Diario
Ya te hemos explicado cómo puedes reforzar el control de los documentos de tu despacho con la ID de documento. Pero iusUp te ofrece también mucho más. Como, por ejemplo, una manera fácil de controlar tus actividades y su correspondiente minutación: Seguimiento Diario. Así, podrás saber en todo momento qué actividades llevaste a cabo en el pasado y cuáles están aún pendientes. Y, también, imputar de forma mucho más ágil tus horas trabajadas. Con esta funcionalidad, podrás comprobar todo lo que necesitas saber prácticamente de un vistazo y darlas por cerradas de forma sencilla y eficaz. E, incluso, podrás acceder a los documentos relacionados con las actividades haciendo clic sobre un icono de carpeta.
Si quieres saber todo lo que iusUp puede hacer para modernizar tu despacho de abogados, puedes pedirnos una demo personalizada. Así, podrás comprobar por ti mismo cómo nuestro software puede modernizar la gestión de tu día a día. Siempre, con la máxima seguridad, confidencialidad y movilidad. Podrás acceder al sistema estés donde estés, desde cualquier lugar o dispositivo. No esperes más y da un salto decidido hacia la transformación digital.
