Metadatos de SharePoint en iusUp: así puedes aprovecharlos
El uso de metadatos de SharePoint en iusUp te ofrece muchas ventajas. Con ellos, la gestión de nuestro software integral para abogados puede responder aún mejor a las necesidades específicas de tu despacho. A lo largo de estas líneas vamos a explicarte qué es lo que tienes que hacer para poder aprovecharlos de manera correcta.
El hecho de que nuestra solución de software integral para abogados se base en tecnologías Microsoft ofrece múltiples posibilidades. Por un lado, podemos destacar su integración nativa con otras herramientas basadas en sus tecnologías, como Microsoft 365. Gracias a ella, y a nuestros complementos específicos, puedes trabajar con nuestro software sin tener que salir de Outlook, Word, Excel o PowerPoint. Por otro, gracias a la potencia que ofrece SharePoint como herramienta de gestión de documentos, puedes obtener también un mejor control de los archivos.
Con los metadatos de SharePoint, además, podemos mejorar el control de los archivos y documentos de nuestro despacho de abogados. A grandes rasgos, los metadatos son una suerte de etiquetas que podemos darles a los documentos. Su objetivo es facilitarnos la localización de los mismos. Por ejemplo, a través de un filtro en una vista de SharePoint, de tal manera que se agrupan en función de ese filtro definido. Además, también podemos aprovechar estos metadatos para localizarlos de forma más ágil a través de la herramienta de búsqueda. Llevar a cabo esta tarea de manera manual resultaría muy complicado, ya que requiere que todos los usuarios la cumplan a rajatabla y supone una carga de trabajo extra. Nuestra solución para abogados, en cambio, puede registrarlos de manera automática en el documento.
Para aprovecharlos plenamente, por supuesto, debemos configurarlos de forma correcta. En este caso, en cuanto incorporemos documentación a alguna de las entidades de iusUp, como la Cuenta, esta quedará también convenientemente registrada en este software. Con iusUp, puedes establecer metadatos para las Cuentas, los Contratos, los Expedientes, las Facturas, los Suplidos, las Notas de Gasto y los Presupuestos. Vamos a ver ahora cómo debemos hacerlo.
Uso de metadatos de SharePoint para definir patrones de nombres de carpetas
Para definir un patrón de nombres de carpeta aprovechando los metadatos de SharePoint, en primer lugar, debemos seleccionar la configuración activa de iusUp que deseemos modificar. En cuanto se hayan cargado los elementos correspondientes a esta selección, deberemos navegar hasta el apartado de SharePoint Online. Y, una vez allí, localizar el elemento que queremos modificar. Como, por ejemplo, la opción Nombre Carpeta Contrato. Si hacemos clic sobre esta opción, podremos proceder a introducir el nombre que deseamos que tenga esta carpeta. De esta manera, al crear un nuevo Contrato para una cuenta de Cliente, en este caso, la carpeta en la que se guardarán los archivos seguirán el patrón que hayamos definido. Si queremos acceder a la misma a través de SharePoint, mientras, veremos que el nombre se habrá establecido también de acuerdo con esas mismas preferencias. Bajo estas líneas puedes ver un pequeño ejemplo en vídeo sobre esta funcionalidad.
Para establecer correctamente este nombre de carpeta, además, hay que seguir una pauta en la que se tienen en cuenta dos apartados. En el caso del nombre, podemos combinar varios para que el elegido sea lo más detallado posible, de acuerdo con nuestros intereses. Por otro lado, en el apartado correspondiente a los metadatos, hay una doble división. Uno de ellos contiene los nombres de los campos correspondientes a iusUp. El otro, por su parte, contiene los nombres de los campos correspondientes a SharePoint Online.
En lo que corresponde a los nombres de los campos, el orden debe coincidir exactamente. Ésa es la única forma de lograr que esos datos muestren de manera efectiva como metadatos. Así, si creamos la ubicación de la carpeta de archivos de un contrato en SharePoint, el nombre de ésta se establecerá de acuerdo con esos metadatos previamente definidos. Bajo estas líneas puedes ver un breve ejemplo en vídeo.
Otras posibilidades que te ofrece SharePoint Online
Con SharePoint Online y su integración con iusUp no sólo puedes lograr un control más eficiente de los documentos de tu despacho. Además, también puedes aprovechar su potencia para crear una extranet con la que compartir con seguridad la documentación con personal externo a tu despacho. Tanto con clientes como con otros colaboradores. Si quieres saber más sobre esta posibilidad, puedes echarle un vistazo al artículo que le dedicamos a esta opción hace ya unos meses.
Nuestro objetivo es que, a través de iusUp, puedas modernizar la gestión de tu despacho de abogados. Que puedas aumentar la eficiencia, sobre todo en aquellas tareas más engorrosas, para que puedas centrarte en lo que de verdad te interesa y aumentar tu productividad. Si quieres saber más acerca de nuestra solución integral para el sector legal, puedes pedirnos una demo personalizada. Sin compromiso. No lo pienses más y aprovecha todo lo que la transformación digital pone al alcance de tu mano para optimizar tu labor diaria.
