Cómo mejorar la gestión de expedientes: separación por entidades
¿Cómo podría mejorar la gestión de los expedientes? Esa es una pregunta que se repiten una y otra vez los profesionales de muchos despachos de abogados. Desde nuestra perspectiva, un modelo de separación por entidades puede ser la respuesta más adecuada. A través de estas líneas queremos explicarte brevemente en qué consiste.
La gestión de los expedientes es un proceso vital para cualquier despacho de abogados. Por eso, muchos buscan la forma de optimizarla, para lograr mejorar así a su vez la productividad y asegurar, por tanto, la viabilidad de su actividad. Desde nuestro punto de vista, contar con una estructura perfectamente definida para llevar a cabo este tipo de actuaciones es la mejor forma de abordarlas. Por eso, desde AWERTY, al crear iusUp, nuestro software integral para el sector legal, hemos apostado por separar la gestión a través de dos entidades.
La gestión operativa del expediente, en este caso, se lleva a cabo desde la propia entidad Expediente de nuestro software para abogados. Todo lo relativo a las cuestiones administrativas, mientras, se ejecuta a través de la entidad Contrato. De esta manera, consideramos que la gestión de los expedientes del despacho puede llevarse a cabo de una manera mucho más ágil. Y, a su vez, permite tener en todo momento el máximo control de sus implicaciones económicas para nuestra actividad. A continuación, procederemos a analizar con más profundidad qué ventajas concretas te puede aportar iusUp en el día a día de tu despacho.
Qué ventajas aporta iusUp para mejorar la gestión de expedientes
Además de la separación por entidades, la gestión de expedientes a través de iusUp te permite inspeccionarlos de manera pormenorizada. Tanto aquellos con los que estás trabajando en un momento determinado como aquellos con los que trabajaste en el pasado. Además, podrás acceder a tus expedientes desde múltiples aproximaciones. Así, podrás buscarlos en función del departamento, el profesional o el colaborador que se haya encargado de llevar a cabo tareas relacionadas con uno o múltiples expedientes.
El objetivo principal de iusUp es ayudarte a modernizar la gestión diaria de tu despacho, para que todo te resulte más fácil y directo. Así, la gestión de expedientes a través de nuestro software para abogados incluye la siguiente lista de características:
- Posibilidad de organizar los expedientes en función de múltiples tipos de contrato.
- Un contrato, a su vez, puede tener múltiples expedientes relacionados.
- Gestión desde el propio expediente.
- Planificación y gestión de las actuaciones necesarias para cumplimentar el expediente.
- Funciones de control de las posibles obligaciones legales que puedan estar relacionadas con el expediente, con sus correspondientes avisos de vencimiento.
- Posibilidad de supervisar detalladamente el total de las imputaciones de horas trabajadas en los expedientes.
- Control de los posibles suplidos, pagos a cuenta y notas de gastos relacionados con los expedientes.
- Gestión de expedientes integrada con el correo electrónico y la agenda, para que no se te pase nada por alto.
Crear un Expediente en iusUp es una tarea muy sencilla. Incluso, puedes hacerlo a la vez que das de alta un nuevo contrato, para llevar a cabo esa gestión separada por entidades que ya te hemos comentado. Bajo estas líneas puedes ver un breve ejemplo en vídeo.
Consigue también un mejor control tanto de las actividades como de la correspondiente minutación
Con iusUp, además, no sólo podrás mejorar la gestión de los expedientes de tu despacho de abogados. Nuestra solución integral para el sector legal te ofrece también muchas otras posibilidades. Al estar basada en tecnologías Microsoft, por ejemplo, se integra de manera completamente nativa con otras soluciones de esa misma compañía. Como, por ejemplo, las herramientas ofimáticas más populares del mercado, Word, Excel o PowerPoint, que se incluyen en Microsoft 365. El hecho de que los datos se almacenen en Azure, la nube de Microsoft, también permite que nuestro software tenga las máximas garantías de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.
Una de las posibilidades más destacadas de iusUp, diseñada también para ayudarte a mejorar tu día a día y muy relacionada con los expedientes, es el control de actividades y minutación. Con la funcionalidad Seguimiento Diario podrás comprobar, de un vistazo, que actividades tienes pendientes de completar en la semana en curso, a lo largo del mes que elijas o en un día determinado y validarlas con sólo un clic. Y, también, podrás acceder desde allí mismo a las que ya llevaste a cabo en el pasado. La sencillez y facilidad de uso, de nuevo, son sus principales características.
Si un día tiene tareas pendientes de realizar, este aparecerá marcado en rojo. Además, también podrás comprobar, de un vistazo, si las tareas, tanto las realizadas como las pendientes, cuentan o no con documentación relacionada. En caso afirmativo, su icono correspondiente será una carpeta abierta. Si no, ésta permanecerá cerrada. Otro icono, un signo de verificación de color verde, por su parte, nos permitirá dar por finalizada la actividad.
Seguimiento Diario, finalmente, puede funcionar también de manera integrada con Teams y sincronizarse con el calendario de Outlook. En caso de que utilicemos este gestor de correo electrónico, también podremos agregar correos electrónicos como actividades y almacenar sus adjuntos en SharePoint de manera completamente automática.
A lo largo de estas líneas te hemos presentado algunas de las ventajas que puedes obtener con nuestro software integral para el sector legal. Si quieres descubrir por ti mismo todo lo que iusUp puede hacer para mejorar tu día a día, pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más, atrévete a dar el salto y aprovecha todo lo que que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
