Extranet documental: así puedes mejorar la gestión de documentos
Una extranet documental es una forma excelente de mejorar la gestión de la documentación en un despacho de abogados. Sobre todo, permite obtener un mayor control de la seguridad y la privacidad. A lo largo de este post vamos a explicarte de forma concreta cómo aprovechar al máximo esta útil funcionalidad que incluye iusUp.
En este caso, lo aconsejable es contar con dos ubicaciones diferentes para nuestros documentos. Por un lado, nuestra intranet, con acceso sólo para los miembros del despacho. Allí es donde almacenaremos toda la documentación que manejamos relacionada con los Expedientes de nuestros Clientes. Y, por el otro, la extranet documental, en la que podemos compartir sólo aquellas carpetas y documentos que consideremos oportuno. Siempre, con la facultad de decidir qué permisos tendrá el tercero con el que compartamos alguna carpeta o documento. Es decir, si sólo podrá leer o si también podrá editar.
A su vez, esta misma extranet documental puede resultar muy práctica para que los clientes nos aporten documentación que consideren relevante. Con esta posibilidad, evitamos que los documentos queden desperdigados en la bandeja de entrada del correo electrónico. Una vez recibida esta documentación, podremos decidir qué hacemos con ella. O, dicho de otra manera, si la incorporamos o no a nuestra intranet como parte de nuestro fondo documental, relacionada con un Expediente en concreto. Bajo estas líneas puedes ver un gráfico explicativo sobre cómo organizar la documentación de un despacho con esta división por ubicaciones.
Tal y como puedes ver en el gráfico, la intranet está aislada del exterior. Sólo los profesionales del despacho pueden consultarla. Y, a su vez, el despacho decide qué carpetas o documentos de los disponibles pueden ser compartidos a través de la extranet documental. Esta última, por otro lado, es el lugar desde el que se comparte con Clientes u otros colaboradores las carpetas y documentos que el despacho considere oportuno. Siempre, con la posibilidad de establecer los correspondientes permisos: edición o sólo lectura. Y, además, es posible habilitar una carpeta o ubicación para que sea el Cliente o el colaborador externo el que nos haga llegar documentos. Normalmente, lo más aconsejable es establecer permisos para carpetas en lugar de para archivos concretos. Así, el control de los mismos resulta más sencillo.
Cómo puedes aprovechar la extranet documental que incluye iusUp
Con iusUp podemos gestionar la documentación compartida o bien desde la ficha del Expediente o bien desde la ficha de Cliente. Si queremos compartir documentación desde la ficha del Expediente, en primer lugar, debemos asegurarnos de que dicho Expediente tiene la extranet habilitada pulsando en la opción «Extranet» y desplazando su check correspondiente. De esta manera, el sistema creará la correspondiente ubicación en SharePoint en la que se almacenarán los documentos que le correspondan.
Tras activar la extranet, se generará un enlace en el que se mostrará la ubicación en la que se guardarán los archivos en SharePoint. El sistema te indicará además cuál es la ruta completa de acceso a dicha carpeta.
En cuanto hayamos subido a dicha carpeta el archivo en concreto que queramos compartir con el Cliente o un colaborador externo, bastará con hacer clic en el botón «Compartir» para iniciar las acciones necesarias. A partir de este momento, se abrirá un nuevo diálogo, en el que podremos llevar a cabo varias acciones:
- Introducir el correo electrónico de la persona con quien queremos compartir el archivo.
- Establecer los permisos que tendrá con respecto a ese archivo: si podrá editar o sí, en cambio, serán de sólo lectura.
- Copiar el enlace de compartición o, tras introducir un mensaje, si lo consideramos oportuno, hacer que sea el propio sistema el que mande un correo con dicho enlace.
Aunque puedes hacer que el sistema envíe el enlace de compartición, lo más aconsejable es optar por la opción «Copiar vínculo». Con ella no sólo puedes compartir el enlace por el medio que prefieras, WhatsApp, un chat de Teams, etc., sino que también puedes enviar un correo personalizado desde tu propia cuenta de correo electrónico. Mediante esta última opción, quien reciba el enlace por correo tendrá más claro quién se lo envía y cuál es el asunto correspondiente.
Elijas la manera que elijas de compartir el enlace, el interesado, en todos los casos, deberá aplicar un factor de doble autenticación para acceder al contenido compartido. El sistema le enviará un código a la cuenta de correo electrónico establecida a la hora de iniciar el proceso que tendrá que introducir para poder acceder al archivo con los permisos que le concedimos de antemano.
Si lo que queremos, mientras, es compartir archivos desde la cuenta de un Cliente, en primer lugar, tenemos que habilitar la extranet en la ficha del cliente. Para ello, tendremos que clicar en la opción «Extranet» y, en cuanto se abra la nueva pantalla, desplazar el check correspondiente para que se haga efectiva dicha habilitación.
Una vez activada la extranet en el Cliente, podremos cargar archivos en la ubicación de la extranet creada para dicho Cliente en SharePoint. Y, como en el caso anterior, podremos compartirlos siguiendo los mismos pasos que ya hemos mostrado en el caso de la compartición desde el Expediente. Bajo estas líneas puedes ver un completo vídeo explicativo de todas estas acciones.
Aprovecha también el complemento para Office que te ofrece iusUp
A lo largo de las últimas líneas te hemos comentado cómo puedes mejorar la compartición de archivos con terceros con la extranet documental de iusUp. Una opción que, a su vez, te permite aumentar tanto la seguridad como el nivel de privacidad de tu fondo documental. Nuestro software, no obstante, incluye también muchas otras ventajas diseñadas para facilitar la gestión diaria de tu despacho de abogados. Como, por ejemplo, un complemento para Microsoft Office con el que podrás seguir trabajando sin salir de las aplicaciones más populares de Microsoft 365: Word, Excel y PowerPoint. Y, con el que, además, podrás imputar de manera ágil y sencilla tus horas trabajadas, con apenas unos clics.
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