Gestión documental con el complemento para Outlook
El complemento para Outlook que incluye iusUp te ofrece múltiples opciones para la gestión documental. A lo largo de este post queremos presentártelas de manera detallada. Y, también, mostrarte cómo puedes aprovecharlas para mejorar la gestión diaria de tu despacho de abogados con nuestro software para el sector legal.
Nuestro complemento para Outlook está diseñado para que puedas aprovechar toda la potencia de nuestra solución integral para despachos de abogados sin salir de este gestor de correo electrónico. De esta manera, puedes mantener el foco en lo que estás haciendo en cada momento y mejorar así tu productividad. En lugar de ir alternando entre aplicaciones, puedes llevar a cabo múltiples tareas desde el propio Outlook. Como, por ejemplo, imputar tus horas trabajadas, iniciar nuevas tareas o consultar los Expedientes y Clientes que maneja tu despacho. En estos dos últimos casos, además, con pleno acceso a la documentación relacionada con ellos.
A nivel de gestión documental, en este caso, hemos introducido toda una serie de mejoras, para que te resulte aún más práctico. Así, por ejemplo, podrás acceder a los documentos y editarlos tanto desde el Expediente con el que estés trabajando o desde el Cliente que estés consultando en ese momento. También, tendrás la opción de renombrar los documentos, bajar una copia a tu propio equipo, o, incluso, si lo consideras oportuno, proceder a eliminarlos. Además, a la hora de adjuntar nuevos documentos, podrás aprovechar el simple gesto de arrastrar y soltar. Como harías, por ejemplo, al copiarlos de una carpeta a otra en tu propio ordenador. Y, también, crear una nueva carpeta para almacenar los documentos y mejorar así su organización y adjuntar cualquier documento a un nuevo correo. En las siguientes líneas vamos a ver estas funcionalidades con algo más de detalle.
Cómo puedes aprovechar la gestión documental que te ofrece el complemento para Outlook
La gestión documental con el complemento para Outlook que ofrece iusUp es muy sencilla. Desde un Expediente, por ejemplo, solo tienes que hacer clic en el icono con forma de clip para poder acceder a toda su documentación relacionada almacenada en SharePoint. Una vez hayas dado este primer paso, puedes consultar o editar cualquier documento que forme parte del fondo documental relacionado con dicho Expediente. Para hacerlo, puedes hacer doble clic sobre el documento o clicar en los tres puntos situados a su izquierda y pulsar en la opción «Abrir». Así puedes verlo en la imagen que te enseñamos bajo estas líneas.
Para descargarlos, mientras, tienes que pulsar en las tres líneas que se encuentran al lado del documento y hacer clic en la opción «Descargar». El sistema, a continuación, procederá a la descarga del documento seleccionado.
Por otro lado, además, también puedes escoger el documento que desees y renombrarlo. Para ello, en primer lugar, tendrás que escoger la opción «Renombrar» tras pulsar en los tres puntos que se encuentran situados a su lado derecho. Y, a continuación, proceder a cambiarle el nombre, tal y como puedes ver en la imagen que te mostramos a continuación.
Si lo que deseas, en cambio, es proceder a la eliminación del documento, primero tendrás que clicar en los tres puntos situados a su derecha. Y, una vez hecho esto, elegir la opción «Eliminar».
Añade nuevos documentos con el gesto de arrastrar y soltar
Si no hay ningún documento relacionado con el Expediente que tienes abierto en ese momento, o si deseas agregarle más documentación, mientras, puedes recurrir al gesto de arrastrar y soltar típico de Windows. Simplemente, tendrás que seleccionar el archivo que quieras incorporar haciendo clic izquierdo sobre él. Y, una vez hecho esto, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, llevarlo hasta la ventana del complemento para Outlook, con el Expediente con el que estés trabajando convenientemente abierto, y soltar el botón. Bajo estas líneas te mostramos una imagen a modo de ejemplo de esta acción.
Además de arrastrando y soltando, también puedes añadir documentación pulsando en el botón «Cargar», situado en la pestaña «Documentos». Si el documento ya existe, el sistema nos indicará que podemos reemplazarlo o mantener ambos, según creamos más conveniente.
Por otro lado, también, puedes crear nuevas carpetas dentro del Expediente desde el propio complemento para Outlook. Ya sea para almacenar más documentos o para organizarlos de la manera que más te convenga en cada caso. Para ello, en primer lugar, debes hacer clic en la opción «Carpeta», situada en la pestaña «Documentos». A continuación, se abrirá un diálogo que te permitirá crearla con el nombre que consideres oportuno, tal y como puedes verlo bajo estas líneas.
Si lo que deseas es incorporar un documento a un correo electrónico, en este caso lo que tendrás que hacer es clicar en los tres puntos situados a su derecha y seleccionar la opción «Adjuntar al correo», tal y como puedes ver en la imagen que te mostramos a continuación.
Finalmente, si pulsas en el incono situado más a la derecha dentro de la pestaña «Documentos», accederás a la ubicación de todos los documentos del Expediente en SharePoint.
Si lo deseas, a continuación puedes ver un breve vídeo en el que te mostramos todas estas posibilidades que te hemos comentado.
Aprovecha también la Calculadora de Términos que te ofrece iusUp
En este post te hemos explicado las opciones de gestión documental que ofrece el complemento para Outlook que incluye iusUp. No obstante, esta es sólo una de las múltiples ventajas que ofrece nuestro software. El hecho de estar basado en tecnologías Microsoft, por ejemplo, le permite integrarse de manera nativa con las aplicaciones de Microsoft 365 (como Word, Excel, PowerPoint o Teams). Y su almacenamiento en la nube de Azure, además, ofrece siempre las máximas garantías de confidencialidad, seguridad y cumplimiento normativo.
Nuestra solución incluye también una funcionalidad que te permitirá llevar a cabo un control pormenorizado de los diferentes plazos de los que debes estar pendiente en tu labor como abogado. Nuestra Calculadora de Términos permite calcular la fecha límite para llevar a cabo una acción determinada o presentar unos papeles en un juzgado de manera fácil y rápida. Así, puedes indicar los días hábiles disponibles y si deseas tener en cuenta o no tanto los festivos como el mes de agosto o la inhabilidad procesal del periodo navideño para que el sistema calcule correctamente el plazo.
Su funcionamiento se basa en una base de datos con todas las localidades españolas, que ya se ha actualizado convenientemente a 2025 de acuerdo con su proceso anual de actualizaciones. Para aprovecharla, podrás calcular un plazo al crear una tarea o bien hacerlo de forma directa, con la propia calculadora, y, también, acceder a una lista con todos los plazos previamente calculados.
Si quieres comprobar por ti mismo todo lo que iusUp puede hacer para mejorar tu día a día, puedes pedirnos una demo personalizada de nuestra solución. Sin compromiso. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.
