Gestión del tiempo para abogados: minutación de las actividades

La gestión del tiempo, para los abogados, es fundamental. Un software adecuado es una gran herramienta para mantenerla en todo momento bajo control. Pero, en demasiadas ocasiones, no se aprovecha debidamente. La falta de tiempo, la aversión a la tecnología, las interrupciones, su complejidad o una mala percepción del mismo son un freno.

Las consecuencias negativas que tiene este uso deficiente del software para el despacho son variadas:

1. Se generan islas individuales de información no compartida.
2. No hay estimaciones válidas acerca de las cargas de trabajo.
3. Puede haber servicios realizados que no se facturen o que queden en el limbo.
4. Se produce una falta de control de la rentabilidad.

Desde un punto de vista tradicional, la introducción de esta información se percibe como retomar algo ya pasado. Es decir, algo que se lleva a cabo en cuanto se ha terminado con las tareas que se estaban realizando. Con iusUp, la solución para abogados desarrollada por AWERTY, en cambio, puedes hacerlo mientras las estás llevando a cabo. Nuestro software ofrece control de tiempo, reporting en tiempo real y gestión de actividades programadas a futuro. Y, por supuesto, también puedes visualizar las tareas que siguen pendientes o que ya han vencido. Así, podrás comprobar en todo momento si hay alguna imputación pendiente de validación, el tiempo que llevas trabajado y analizar la rentabilidad.

Gestión del tiempo para abogados: Seguimiento Diario

Las actividades, siempre vinculadas a un Expediente, son la unidad básica de trabajo que puedes controlar por medio de iusUp. Nuestro software para abogados contempla un total de cuatro tipos de actividades diferentes:

1. Tarea: incluye análisis de información, gestión de documentación, lectura de información…
2. Cita: contempla reuniones, visitas, etc. y la posibilidad de añadir información.
3. Correo electrónico: tanto recibido como enviado e incluye también la gestión de la información.
4. Llamada: engloba las programadas, las recibidas y las realizadas.

Estas actividades pueden gestionarse desde múltiples puntos de vista:

• Desde dentro del Expediente.
• Por medio del Panel de actividades.
• Desde Outlook.
• Desde un fichero Excel.
• De forma integrada en Microsoft Teams.
• Desde la app de imputación que hemos desarrollado para Android e iOS.
• Y, finalmente, con la nueva funcionalidad de Seguimiento Diario.

Seguimiento Diario es una funcionalidad diseñada para el profesional de un despacho de abogados. Permite un control total de la agenda, en el que se tiene en cuenta tanto el trabajo realizado como el pendiente. Para ello, nos muestra unos totalizadores de tiempo de trabajo, por día y por semana, y nos permite introducir rápidamente actuaciones y validarlas con un solo clic. Todo ello, con acceso directo a la Documentación, a los Expedientes y los Clientes. Además, puede sincronizarse con los correos y el calendario de Outlook y es integrable en equipos de Microsoft Teams.

Cómo funciona Seguimiento Diario

Seguimiento Diario nos permite comprobar, prácticamente de un vistazo, qué actividades estamos realizando, cuáles siguen pendientes y cuáles deberemos realizar en un futuro más o menos próximo. Así, podemos llevar a cabo una gestión óptima del tiempo para abogados. Y, además, podemos establecer filtros en cualquiera de los campos que nos presenta esta funcionalidad. Su funcionamiento es muy sencillo. Si aparece una franja roja en el calendario, significa que existen actividades pendientes de realizarse. Como usuario, puedes moverte con facilidad de semana a semana por medio de la barra de navegación. O, si lo prefieres, también puedes acceder a un día concreto seleccionándolo en el calendario.

En cuanto a las actividades, hay un par de elementos en los que debemos fijarnos muy bien. La carpeta azul indica si existen o no documentos relacionados. Si los hay, la carpeta se mostrará abierta. En caso contrario, permanecerá cerrada. El signo verde de verificación, por su parte, nos permite dar por completada una actividad que se encuentre pendiente de terminar. Para ello, bastará con hacer clic sobre este mismo signo.

Una de las grandes ventajas de nuestro software, además, radica en la gestión del correo electrónico, en caso de que utilicemos Outlook como gestor de dicho correo. En este caso, el propio contenido del correo electrónico se agrega automáticamente como actividad y los adjuntos se incorporarán a SharePoint de manera también automática. De esta manera, eliminamos la dependencia de la bandeja de entrada a la hora de buscar correos o sus adjuntos: estos ya formarán parte del sistema. El calendario de Outlook, además, también refleja las citas generadas en iusUp. O, si lo preferimos, también podemos creas las citas en el propio Outlook y sincronizarlas después con Seguimiento Diario.

La función de Seguimiento Diario, además, también puede visualizarse dentro del entorno de Microsoft Teams. Así, no perderemos el foco en caso de que estemos utilizando esta aplicación para trabajar de manera coordinada con el resto de compañeros del despacho. Muy especialmente, en entornos en los que exista una elevada implementación del teletrabajo, bien por la propia idiosincrasia del despacho o por situaciones coyunturales.

Otras ventajas que puedes obtener con iusUp

Nuestro software te ofrece muchas otras ventajas a la hora de gestionar el día a día de tu despacho, además de una mejor gestión del tiempo para abogados. Como, por ejemplo, una gestión de la documentación más eficiente o una mejor gestión de los Expedientes. Las tareas de facturación, además, también te resultarán mucho más ágiles y sencillas. Y, desde el punto de vista de la gestión de los clientes, te ofrece una serie de importantes novedades, como la gestión de oportunidades o la gestión de clientes potenciales. Todo, con las máximas garantías de seguridad, cumplimiento y confidencialidad que te ofrece la tecnología Cloud de Microsoft. Y, además, se integra de manera nativa con las herramientas de Microsoft 365, como Word, Excel o Outlook.

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