El control de actividades te ayuda a mejorar el rendimiento de tu despacho
El control de actividades puede ser vital para mejorar el rendimiento de un despacho de abogados. Saber qué tareas están pendientes de realizar y consultar las ya realizadas casi de un vistazo permite controlar mejor las cargas de trabajo. Y, también, facilitar el control del tiempo para imputar los honorarios.
La aplicación de las Tecnologías de la Información a la labor de los abogados supone una sustancial mejora para su día a día. A todos los niveles. El uso de aplicaciones puede significar grandes diferencias en la gestión de elementos tan significativos como los clientes, los expedientes y los documentos. Sobre todo, si están diseñadas específicamente para el sector legal. Al gestionar los expedientes, es muy importante mantener un perfecto control de las diferentes tareas que se van realizando con cada uno de ellos. Y, de la misma manera, controlar también si esas tareas cuentan o no con documentación relacionada.
Las cargas de trabajo que se manejan en los despachos de abogados pueden llegar a ser muy variadas. En muchas ocasiones, los periodos de actividad más tranquilos se mezclan inexorablemente con otros en el que la actividad puede llegar a ser más frenética. Algo que se magnifica en cierta manera en función del número de clientes que confíen en sus servicios. Y, por supuesto, los clientes son precisamente el gran activo de los despachos de abogados. A más clientes, mayor será su rentabilidad. Y también, cómo no, su capacidad de supervivencia.
Seguimiento Diario permite un mejor control de las actividades
Con la funcionalidad Seguimiento Diario que incluye iusUp, el software de gestión integral para abogados diseñado por AWERTY, el control de las actividades resulta mucho más fácil. Con ella, podemos contar con una herramienta que nos permite comprobar, con apenas un vistazo, qué tareas están pendientes de realizar y cuáles de ellas ya se han cerrado de manera correcta.
Su funcionamiento es tremendamente sencillo. Al acceder a esta funcionalidad, el usuario puede ver en el área superior de la pantalla una lista de días en la que aquellos que tengan alguna tarea pendiente estarán subrayados en rojo. Por defecto, está organizada por semanas, pero también es posible elegir un día concreto. En este caso, al desplegar el calendario, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, se muestran en color rojo todos los días del mes que tengan actividades pendientes.
El sistema también muestra si la actividad seleccionada cuenta o no con documentación relacionada por medio de un icono con forma de carpeta azul. En caso de que así sea, esta carpeta estará abierta. Si no hay documentación, en cambio, estará cerrada. Dar la actividad por cerrada, finalmente, resulta también muy rápido y sencillo. Para ello, basta con hacer clic en un símbolo de verificación de color verde.
La funcionalidad, además, incluye una serie de totalizadores de tiempo de trabajo, organizados por día y por semana, que permiten introducir de forma ágil las actuaciones que se vayan realizando. Finalmente, este gestor de tareas puede sincronizarse con el calendario de Outlook, permite incorporar el contenido de sus correos electrónicos como actividad de forma automática y se integra de forma nativa con Teams. Así, puedes trabajar sin perder el foco incluso en momentos en los que la carga de trabajo sea especialmente elevada.
Moderniza la gestión de los documentos de tu despacho
A través de iusUp, además, también puedes obtener una gestión documental mucho más completa y sencilla. La tecnología Cloud te permite acceder a todos aquellos documentos que necesites desde cualquier lugar o dispositivo. Lo único que necesitas es una conexión a internet. A la hora de compartir documentos, tanto con compañeros de trabajo como con clientes, ofrece la opción de tener un mayor control. De esta manera, es posible establecer diferentes permisos para aquellos que vayan a acceder a los mismos y ya no es necesario enviar múltiples copias de un mismo documento. La integración con SharePoint Online permite que todo esté almacenado en una misma ubicación en la nube.
Además, gestionar la documentación relacionada con las tareas también es tremendamente sencillo. Al acceder a una actividad de tipo Tarea, Cita, Llamada de teléfono o Correo electrónico, si no se ha generado previamente una ubicación para dicha documentación, el sistema permite crearla por medio de un simple botón. Y, una vez creada dicha ubicación, podrán añadirse todos aquellos documentos que consideremos oportunos.
La gestión de las actividades y la gestión documental son sólo dos de los aspectos con los que iusUp puede ayudarte a mejorar el rendimiento de tu despacho. Si quieres comprobar por ti mismo hasta qué punto puede mejorar tu día a día, pídenos una demo personalizada de nuestro software de gestión para abogados. Sin compromiso. No esperes más y moderniza la gestión de tu trabajo aprovechando todo lo que la transformación digital pone al alcance de tu mano.
