Compartir documentación con clientes de forma segura con una extranet

Compartir documentación con los clientes de forma segura es una de las grandes preocupaciones para cualquier despacho de abogados. Una extranet, en este caso, es uno de los métodos sin duda más aconsejables para hacerlo. A lo largo de este post, te explicaremos qué pasos debes llevar a cabo para aprovechar todas sus ventajas.

¿Qué definimos como una extranet? Técnicamente, es un lugar digital desde el que se puede compartir contenido con cualquier persona ajena a un despacho u organización y que, además, permite colaborar en diversos procesos. Por contraposición, una intranet, un concepto con el que tal vez podemos estar más familiarizados, puede definirse más o menos de la misma manera. Aunque, en este caso, la compartición y la colaboración debería llevarse a cabo, en principio, únicamente entre los miembros de un despacho u organización.

En ambos casos, se trata de elementos tecnológicos que permite organizar los contenidos en un único sitio y acceder a ellos desde cualquier lugar. Incluso, con el software adecuado, por medio de cualquier dispositivo. Si buscas cómo compartir documentación con personal externo a tu despacho de manera ágil y con seguridad, SharePoint Online te ofrece muchas ventajas. Se trata de una solución que permite crear una extranet sin que se trate de un proceso demasiado complejo. Para hacerlo, hay que seguir tres pasos principales, a los que se les suma además uno adicional.

SharePoint Online como herramienta para compartir documentación con clientes del despacho

El paso inicial, el de creación, puede llevarse a cabo de manera muy fácil por medio de diferentes tipos de plantillas predeterminadas. Unas plantillas que sirven tanto para generar una intranet como para crear una extranet. En cuestión de minutos, podemos tener el sitio que necesitemos configurado y en pleno funcionamiento. Bajo estas líneas puedes ver un pantallazo sobre esta parte del proceso de creación.

A pesar de que SharePoint nos permite compartir sencillamente las carpetas de nuestra internet con clientes u otro personal externo, este modelo conlleva riesgos de seguridad. Y, también, la posibilidad de que se produzcan errores de compartición que pueden tener graves consecuencias. Por eso, desde AWERTY recomendamos crear un portal extranet en un sitio de SharePoint distinto al de la gestión documental, o intranet interna. Así, podemos compartir con el exterior toda el sitio, incluida la página de entrada. Algo que, además de ofrecer una imagen externa más moderna del despacho, también nos da la posibilidad de proporcionar otros contenidos interesantes además del acceso a la documentación almacenada. Como, por ejemplo, compartir noticias con ellos o proporcionarles diferentes calendarios. A continuación, puedes ver un ejemplo de página de entrada a una extranet.

La compartición de documentos se lleva a cabo, en este caso, de la misma manera en que lo haríamos desde una biblioteca de SharePoint o desde OneDrive. Con una pequeña diferencia: aparte de dar permisos a la biblioteca o carpeta a la que queremos dar acceso, también lo haremos al sitio principal de la extranet. A la hora de compartir la información con los clientes, es muy importante que este paso se lleve a cabo a través de la previa aportación su dirección de correo electrónico. El uso de accesos anónimos no es conveniente. El motivo es muy sencillo: en ese caso, sería imposible determinar en todo momento quién accede, descarga, edita o borra información por medio de los servicios de Auditoría que incluye SharePoint. Bajo estas líneas puedes ver un pequeño ejemplo de estos servicios.

Cómo configurar notificaciones y avisos acerca de la extranet

No sólo el hecho de compartir documentación con clientes es más fácil y seguro con una extranet. Si lo deseamos, es posible recibir notificaciones concretas cuando un cliente o cualquier usuario a quien hayamos dado acceso a la extranet hace algún cambio en las carpetas compartidas desde este sitio. De esta manera, resulta más ágil y sencillo llevar a cabo un seguimiento de esos cambios. Una de las posibilidades para hacerlo es utilizar la opción de «Avisarme», desde el propio SharePoint, para carpetas o documentos en concreto. Así, por ejemplo, podremos saber con facilidad si un cliente ha añadido nuevos documentos a una carpeta. En este caso, se genera un correo desde el propio SharePoint a nuestra cuenta de correo con el listado o enlace a los documentos añadidos. Bajo estas líneas puedes ver un pantallazo de esta interesante opción que nos ofrece esta solución de software.

En caso de que estas alertas configuradas por medios de la opción «Avisarme» de SharePoint no fueran suficientes, también es posible añadir flujos personalizados con Power Automate. Con los flujos generados con esta herramienta de Microsoft es posible detectar patrones más concretos o filtrar acciones de forma más precisa. Como, por ejemplo, notificar a la persona encargada de una carpeta en concreto de la extranet la incorporación de un nuevo documento a esa carpeta. Con Power Automate, de hecho, las posibilidades son infinitas. Con esta solución podemos configurar el envío de correos automáticos, de mensajes directos por Microsoft Teams al usuario o a un equipo concreto, según los parámetros establecidos, o, incluso, de un aviso al teléfono móvil por medio de una notificación Push.

Desde AWERTY te ayudamos a crear y gestionar correctamente la extranet de tu despacho

¿Necesitas un modelo flexible de compartición de información entre los profesionales que trabajan en tu despacho de abogados y tus clientes? Podemos ayudarte a conseguirlo. Desde AWERTY ofrecemos tanto los servicios de puesta en marcha de tu extranet con SharePoint Online como todo lo relativo al mantenimiento y la gestión continuada en materia de seguridad. Ante todo, queremos ser tu partner tecnológico de referencia. Ayudarte y guiarte para que puedas aprovechar todo lo que te ofrece la transformación digital para modernizar la gestión de tu despacho. Si tienes alguna duda o pregunta que plantearnos sobre cómo aprovechar una extranet, ponte en contacto con nosotros. Sin compromiso. Estaremos encantados de darte una respuesta.