Modernizar la gestión documental es aún clave para los abogados

Modernizar la gestión documental, aún hoy en día, sigue siendo la preocupación principal para muchos abogados. Estudios recientes lanzados sobre una amplia base de abogados así lo atestiguan. Según sus datos, esta cuestión ocupa el puesto número uno de la lista. En este post te explicaremos qué puedes hacer para mejorarla.

La transformación digital es una tendencia que lleva ya varios años imponiéndose de forma decidida en todos los sectores. A grandes rasgos, se trata de aprovechar todas las posibilidades que ofrecen las Tecnologías de la Información para simplificar, mejorar y optimizar las tareas de cualquier negocio. El uso de las nuevas tecnologías, precisamente, es un factor del todo determinante si queremos modernizar la gestión documental de nuestro despacho de abogados. La aplicación de sistemas digitales, en este caso, ofrece una serie de ventajas con respecto al uso del papel que podemos englobar en la siguiente lista:

• Mayores garantías de conservación. Los documentos digitalizados, si se siguen una serie de pautas, pueden conservarse en perfectas condiciones durante mucho más tiempo que su equivalente en papel.
• Mejores posibilidades de transporte. Un sistema de documentación digitalizado permite que, a la práctica, puedas llevar siempre encima todos los documentos que necesites en un momento determinado. Basta con tener un dispositivo con el que acceder a ellos, como un smartphone, una tablet o un portátil.
• Rapidez de acceso. Si se ha seguido un proceso de digitalización adecuado no sólo resulta más rápido acceder a los documentos, sino también a elementos concretos dentro de uno de ellos.

La digitalización requiere la aplicación de una o múltiples soluciones de software. Con iusUp, la solución integral para la gestión diaria de despachos de abogados desarrollada por AWERTY, podrás beneficiarte de todas estas ventajas. Y muchas más. En las siguientes líneas vamos a presentártelas.

Cómo puedes aprovechar iusUp para modernizar la gestión documental de tu despacho

Con iusUp puedes obtener una potente herramienta de gestión documental. Con ella, podrás acceder de forma ágil a toda la documentación relacionada con los expedientes con los que estás trabajando en un momento determinado como a la relacionada con aquellos con los que trabajaste en el pasado. Nuestra solución aprovecha las características avanzadas de Microsoft Search para brindarte las siguientes ventajas:

• Búsqueda fácil. El sistema sugiere basados en la actividad previa de los usuarios y ordena los resultados por relevancia.
• Encontrar archivos compartidos. El uso de una comprensión avanzada de las consultas simplifica la búsqueda de archivos compartidos y encontrar con mayor facilidad documentos en los que estén colaborando.
• Administrar a través de todas las aplicaciones. Cualquier administración que se realice se lleva a cabo simultáneamente en todas las aplicaciones, ya que Microsoft Search está activada de forma predeterminada.
• Resultados fáciles de explorar. Los usuarios pueden explorar los resultados sin tener que salir de la herramienta búsqueda. Como, por ejemplo, consultar desde allí mismo el contenido de un documento
• Fácil de usar para dispositivos móviles.
• Interfaz amigable para el usuario. El sistema ofrece una interfaz sencilla de forma predeterminada.
• Evolución constante. Tanto los contenidos que pueden buscarse como la inteligencia de la herramienta seguirán creciendo con el paso del tiempo.

Nuestra solución integral para abogados además, también te permite buscar documentos relacionados con las cuentas de los clientes que forman parte de la cartera de tu despacho. Todo, gracias a la potencia que ofrece Microsoft SharePoint. El hecho de que iusUp esté basado, precisamente, en tecnologías Microsoft le permite disfrutar de compatibilidad nativa con otras herramientas de esta compañía. Como, por ejemplo, las que forman parte del paquete Microsoft 365. Y, de hecho, gracias a nuestro Complemento para Office, podrás aprovechar toda la potencia de nuestro software sin tener que salir de Word, Excel o PowerPoint.

Además, si utilizas Outlook, también podrás contar con un complemento diseñado para ofrecerte varias ventajas más en la gestión de tus documentos. Gracias a nuestro Complemento para Outlook, y sin necesidad de salir de este gestor de correo electrónico, podrás incorporar tanto los adjuntos como el propio cuerpo de los correos recibidos como documentación a tus expedientes. El cuerpo del mensaje se almacena en formato EML y, de esta manera, siempre podrás acceder a su contenido. Incluso, en el caso de que lo hayas eliminado de tu bandeja de entrada.

Gracias a la integración con iusUp desarrollada por nuestro equipo de desarrolladores, la gestión del dato se relaciona con cualquier documento. Datos y documentos van de la mano. Además, el control de la seguridad de los documentos puede administrarse tanto desde el propio Expediente como desde la cuenta Cliente de iusUp. Los datos, finalmente, se ubican en Azure, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Así, se garantiza su máxima protección, confidencialidad y cumplimiento normativo. Nadie, ni siquiera los ingenieros de Microsoft, puede conocer el contenido exacto de los datos guardados. El usuario es el único que tiene ese derecho.

Otras ventajas que puedes obtener a través de iusUp

Nuestra solución integral para abogados no sólo te ofrece una potente herramienta de gestión documental. Con ella, además, también podrás obtener otras tecnologías que los abogados consideran también absolutamente necesarias en el futuro más cercano. Por un lado, iusUp te permite gestionar las relaciones con tus clientes de forma más eficiente gracias a sus funcionalidades como software CRM. E, incluso, te ofrece algunas opciones novedosas como la posibilidad de gestionar clientes potenciales. Y, por el otro, también te permite gestionar ágilmente los diferentes contratos que manejas en tu despacho. Incluso, con la posibilidad de fusionar varios de ellos.

Además, también cuentas con una herramienta diseñada específicamente para ayudarte a mejorar el control de las actividades y su correspondiente minutación. Con Seguimiento Diario, de esta manera, puedes acceder, de un vistazo, a todas las actividades que tienes pendientes en la semana que esté en curso o a aquellas que ya has realizado. O, si lo prefieres, revisar todas las correspondientes a un mes o fecha o en concreto. Y, finalmente, gracias a nuestra Calculadora de Términos, podrás mejorar el control de los plazos. Gracias, en este caso, a una base de datos, actualizada de manera anual, en la que se incluyen los festivos de múltiples localidades españolas.

A lo largo de estas líneas te hemos explicado detalladamente cómo puedes modernizar la gestión documental de tu despacho con iusUp. Y, a su vez, te hemos dado algunas pinceladas sobre otras de las funcionalidades que puedes obtener a través de nuestra solución integral para abogados. Si quieres conocer más detalles y comprobar por ti mismo todo lo que puede hacer nuestra solución para mejorar tu día a día, pídenos una demo personalizada. Sin compromiso. No esperes más y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho.