Servicios basados en Actividad: cómo revisarlos y modificarlos con unos clics

La gestión de Servicios basados en Actividad es una parte muy importante del trabajo que se realiza en cualquier despacho de abogados. Poder revisarlos y modificarlos cómodamente, con sólo unos clics, es una gran ventaja. En este post te explicaremos cómo puedes hacerlo con iusUp, nuestro software integral para el sector legal.

En iusUp podemos agrupar los Servicios de acuerdo con su origen en cuatro tipos diferentes: Servicios Únicos, Servicios Recurrentes, Servicios basados en Actividad e Imputaciones. Los Servicios Únicos son servicios individuales, con importe fijo, que se asocian a un Expediente y contrato para su facturación. Los Recurrentes, mientras, se basan tanto en un importe fijo como en una periodicidad en el tiempo. Los Servicios basados en Actividad, por su parte, corresponden a actividades completadas en un Expediente. Y las Imputaciones, finalmente, se basan en las horas trabajadas en un Expediente.

En los dos primeros casos, los Servicios se generan desde el ámbito administrativo. En el tercero, el responsable de generarlo es el profesional que trabaja en el Expediente. Y en el último, finalmente, aunque lo inicia en primera instancia un profesional, puede ser a su vez supervisado por un tercero. Bajo estas líneas puedes ver un gráfico explicativo con más detalles.

En el caso de la gestión de la facturación basada en Actividades, es el profesional el que inicia la solicitud de facturar un servicio determinado en función de la gestión de las actividades que realiza con el Expediente. Por lo general, se trata de un modelo que puede resultar muy práctico para despachos que no facturan en relación a un importe fijo establecido o por horas trabajadas. En este caso, es el profesional el que indica qué servicio quiere facturar, su importe y el momento en que será facturado.

Pasos para revisar o modificar Servicios basados en Actividad por medio de iusUp

En iusUp, la validación definitiva de los Servicios basados en Actividad realizados, para que puedan ser debidamente facturados, debe llevarse a cabo desde el apartado administrativo. Una vez el profesional ya ha dado por terminada la actividad correspondiente, los administrativos pueden revisar que todos los datos sean correctos e, incluso, proceder a modificarlos de acuerdo con las instrucciones recibidas. En caso, por supuesto, de que resulte necesario. De esta manera, es posible modificar el precio, la cantidad o la descripción del servicio prestado antes de validarlo.

Esta opción resulta especialmente útil para la gestión de un despacho de abogados. Por un lado, nos permite corregir posibles errores que se hubieran producido a la hora de cerrar la actividad. Y, por el otro, también nos da la opción de cambiar algunos de sus parámetros. Así, podemos adaptarlos a los intereses del despacho con respecto a un momento o cliente determinado. Como, por ejemplo, para aplicar un descuento en el precio que no se había tenido en cuenta inicialmente.

Para revisar o modificar un Servicio basado en Actividad antes de validarlo dentro de iusUp hay que seguir los siguientes pasos:

• En primer lugar, al seleccionar el contrato, el propio sistema se encargará de informarle de que existen imputaciones pendientes de validar. Mostrando, en este caso, un mensaje de advertencia en la parte superior de la pantalla.
• Para revisar o validar las imputaciones pendientes de ese contrato, antes que nada, hay que hacer clic en la opción «Imputaciones». Una vez allí, podremos elegir la vista que más nos convenga, como, por ejemplo, «Todas las imputaciones», y seleccionar allí la imputación correspondiente.
• Acto seguido, deberemos hacer clic en «Servicios basados en Actividad» y dirigirnos al apartado «Servicio adicional» para poder revisar o modificar los datos correspondientes a dicha actividad. Como, por ejemplo, el precio, la cantidad o su descripción.
• En cuanto hayamos terminado con la revisión o la modificación de los datos, tendremos que dirigirnos al apartado «Actividad validada» y seleccionar la opción «Sí» en el desplegable situado junto a la descripción «Validado» para poder proceder a su validación.
• Tras completar el paso anterior, sólo tendremos que hacer clic en la opción «Guardar» para que se haga finalmente efectiva la validación de la actividad.

Maneras alternativas de gestionar Actividades que ofrece iusUp

Existen, además, otras formas de gestionar Servicios basados en Actividad con iusUp. Aunque, en este caso, sin la opción de introducir modificaciones. Por un lado, al seleccionar un contrato, si existen Servicios provenientes de Actividad pendientes de ser añadidos, el propio sistema nos advertirá de este hecho. Y, además, nos sugerirá que podemos ponerle solución recurriendo al menú superior de la aplicación. En ese caso, simplemente, bastará con clicar sobre «Servicios de Actividades» para ponerle solución a esta eventualidad.

En el caso de que los administrativos no recuerden o no sepan a qué contrato pertenecen las actividades que deben gestionar, finalmente, pueden recurrir al apartado «Imputaciones», situado en la barra lateral. Allí podrán elegir la vista que mejor responda a sus intereses en el menú desplegable de vistas. Como, por ejemplo, Servicios de Actividades, Servicios de Actividades Facturadas o Servicios de Actividades Pendientes. Siempre, además, con la opción de agrupar las actividades en función de múltiples elementos, como, por mencionar uno de ellos, el contrato.

Bajo estas líneas puedes ver un completo vídeo explicativo sobre todas las opciones que te hemos estado presentando a lo largo de este post.

Aprovecha también la integración nativa de iusUp con otras herramientas con tecnología Microsoft

La posibilidad de revisar y modificar Servicios basados en Actividad antes de validarlos es sólo una de las múltiples opciones que ofrece iusUp para mejorar la gestión de tu despacho de abogados. Nuestro software integral para el sector legal, además, al estar basado en tecnologías Microsoft, se integra de manera nativa con las herramientas más populares de Microsoft 365. Como, por ejemplo, Word, Excel o PowerPoint. E, incluso, puedes aprovechar toda la potencia que te ofrece nuestra solución sin tener que abandonar la edición del documento de texto, hoja de cálculo o presentación con la que estés trabajando en un momento determinado. En este caso, gracias al Complemento para Office que puedes obtener también conjuntamente con iusUp.

Si quieres conocer más en profundidad y de primera mano todas las ventajas que te ofrece el software integral para el sector legal que hemos desarrollado desde AWERTY, puedes pedirnos una demo personalizada. Sin compromiso. Así, podrás comprobar en primera persona todo lo que nuestra solución puede hacer para mejorar la gestión diaria de todas tus tareas. No esperes más, atrévete a dar el gran salto y aprovecha todo lo que la transformación digital puede hacer para modernizar tu despacho de abogados.